RETNINGSLINJER FOR ARKIVERING AV PERSONALSAKER

DEFINISJONER

ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON

ORDNING AV PERSONALSAKER

Ansettelsessaker

Personalmapper

Dokumenter av tidsbegrenset interesse

OPPBEVARING AV PERSONALARKIV

1. DEFINISJONER

Med personalsaker menes all dokumentasjon som vedrører virksomhetens forhold til de ansatte.

Med personalarkiv menes dokumenter som inneholder saker vedrørende den enkelte ansatte.

Med personalmapper menes mapper i personalarkivet på den enkelte ansatte.

Med saksarkiv menes dokumenter som er ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel (f.eks. K-kode).

2. ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON

Forholdet saksarkiv - personalarkiv
Personaldokumentasjon finnes både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovedregel: Saker av generell art, eller som angår grupper av ansatte oppbevares i saksarkivet. Saker som gjelder den enkelte ansatte oppbevares i personalarkivet. Bare unntaksvis kan samme dokumentasjon oppbevares i begge arkiver (dobbelarkivering). Dette vil gjelde for saker som danner presedens for liknende saker og disiplinærsaker.

Forholdet personalarkiv - personalmappe
Personalarkivet vil består av dokumentasjon av ulik betydning for den enkelte og virksomheten. All dokumentasjon av betydning for den enkeltes arbeidsforhold skal oppbevares i personalmappen. Dokumenter med mer tidsbegrenset informasjon (personalinformasjon) kan oppbevares i egen permer i personalarkivet, eller hos enhet som har ansvaret for saksområdene. Dette gjelder særlig informasjon angående utbetalinger av lønn og godtgjørelser.

Personalregister
Alle virksomheter plikter å ha et personalregister med ajourførte opplysninger om alle ansatte, enten i form av personalkort eller som edb-register. Ved endringer i personalsituasjonen skal det tas utskrift av edb-registrene. Både elektroniske og manuelt førte registre er unntatt fra konsesjons- og meldeplikt, forutsatt at de ikke inneholder opplysninger som er nevnt i forskrift til personopplysningsloven §7-16.

Det er bevaringspåbud for personalregister/personalkort.

3. ORDNING AV PERSONALSAKER

Ansettelsessaker

Innhold
Ansettelsessaker arkiveres i saksarkivet eller i eget opprettet stillingsarkiv. Dokumentene klasseres med kode «ansettelser og engasjementer» i arkivnøkkelen (kode 41 i K-kodene). Ansettelsessaker inneholder følgende dokumenter:

• Evt. forberedende korrespondanse/vedtak jfr. hovedavtalen
• Evt. korrespondanse med konsulentfirma
• Stillingsannonsen
• Kopi av bekreftelse for mottatt søknad
• Enkel (offentlig) søkerliste
• Utvidet søkerliste
• Evt. kopi av oversendelsesbrev til uttaleinstanser
• Evt. notat om innkalling til intervju
• Evt. notat fra intervju /referanser/konsulentvurderinger
• Innstilling
• Evt. brev til uttaleinstanser og korrespondanse ang. innstilling
• Evt. ansettelsesvedtak
• Kopi av brev om stillingstilbud
• Aksept/avslag fra søker
• Kopi av ansettelsesbrev

Journalføring
Hver ansettelsessak defineres som egen arkivsak i journalen. I tilfelle en person søker på to (eller flere) stillinger, registreres søknaden som eget dokument i begge ansettelsessakene. I tilfelle det er mange utlysninger av samme type, kan de enkelte ansettelsessakene påføres en fortløpende nummerert stillingskode (SK). Eksempler:

• Kommunelege II - utlysning SK 1/03
• Hovedutlysning lærere SK 2/03

Søknader på en stilling kan unntas offentlighet inntil søknadsfristen er gått ut. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette (jfr Offentlighetslovens §25).

Overføring til personalmappe
Når det er kommet positivt svar på stillingstilbud overføres søknad med vedlegg, ansettelsesvedtak, stillingstilbud og svar samt eventuelt ansettelsesbrev til personalmappe.

Bevaring/kassasjon
Søknader til personer som ikke blir ansatt:

• Kommuner : Søknader til ledende stillinger bevares Øvrige søknader returneres eller makuleres etter 5 år.
• Fylkeskommunen : Søknader til ledende stillinger bevares. Øvrige søknader returneres eller makuleres. Søkerlister og stillingsvurderinger bevares.

Personalmapper

Innhold
Dokumentene ordnes som en mappe på hver enkelt ansatt. Mappene ordnes alfabetisk /fødselsdato. Ved sentrale personalarkiv grupperes mappene etter etat/avdeling. Personalmappen dokumenterer den ansattes arbeidsforhold og skal inneholde følgende dokumenter:

• Søknad med vedlegg (overført fra ansettelsessak)
• Ansettelsesvedtak (overført fra ansettelsessak)
• Kopi av stillingstilbud og svarbrevet (overført fra ansettelsessak)
• Kopi av ansettelsesbrev (overført fra ansettelsessak)
• Evt. annen dokumentasjon som kreves for stillingen (vandels-, legeattest)
• Arbeidsavtale
• Taushetserklæring, vedtak om sikkerhetsklarering
• Innmelding/korrespondanse med trygdekasse
• Pensjonsforhold
• Dokumenter vedrørende ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk
• Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap - søknad og vedtak
• Dokumenter vedrørende evt. særavtaler, godtgjørelser, stipend
• Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring
• Evt. AKAN-tiltak
• Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring
• Evt. disiplinærtiltak
• Dokumenter vedrørende evt. tildelte hederstegn
• Div. korrespondanse til og fra den ansatt som berører arbeidsforholdet
• Kopi av oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse
• Kopi av sluttattest

Avgjørelse som gjelder ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ilegge offentlig tjenestemann ordensstraff eller tilstå ham pensjon (Forvaltningslovens § 2 -2). Permisjonssøknader regnes ikke som enkeltvedtak.

Journalføring
Når det oppstår en sak knyttet til en ansatt, opprettes ny sak med korrekt arkivkode. Arkivering skal som hovedregel skje i personalmappen.

Bevaring/kassasjon

• Kommuner: Personalmapper for ansatte på rådmann/etatssjefsnivå og personalmapper for personer født 1. , 11. og 21 i hver måned skal bevares. I følge Riksarkivarens retningslinjer kan øvrige personalmapper kasseres 50 år etter arbeidsforholdets inngåelse forutsatt at data om stillingsinnehaver, tjenestetid og andre opplysninger av betydning for å dokumentere den ansattes arbeidsliv i kommunal tjeneste er overført til personalregister/kartotek som skal bevares. Slik utvalgskassasjon frarådes.
• Fylkeskommunen: Personalmapper bevares

Utlån
Personalmapper skal ikke lånes ut i sin helhet, kun de dokumenter som det er tjenstlig behov for kan lånes ut. Eventuelt kan kopi av dokumentene utleveres (Jfr. forvaltningslovens §13).

Bortsetting
Mapper på sluttet personale skilles ut og settes bort til fjernarkivet når det foretas ordinær periodisering. Bortsetting skal foregå i ordnet stand etter retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon. Ved bortsetting skal sikkerhet og personvern være ivaretatt etter gjeldende bestemmelser. Bare beordret personell skal ha adgang.

Overføring av opplysninger
Personalarkivet er knyttet til den enkelte virksomhet og personalmapper skal ikke overføres til annen virksomhet. Ved ansettelse i ny virksomhet skal ny mappe opprettes. Eventuell utveksling av informasjon skal skje i form av kopier. Dette gjelder også ved avvikling av virksomheter.

Dokumenter av tidsbegrenset interesse

Personalinformasjon som gjelder den enkelte, men som har tidsbegrenset interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal oppbevares utenfor personalmappen. Den oppbevares særskilt i permer, eller i egne omslag på angitt emne i saksarkiv.

• Permisjoner uten ansiennitetstap
• Ferier
• Tjenestereiser, reiseforskudd
• Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor
• Egenmeldinger og sykemeldinger
• Skattekort
• Lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver
• Underbilag til lønn: Timelister, akkordsedler, stemplingskort, overtidslister, fraværslister
• Lønnstrekk til fagforening
• Bilgodtgjøring, telefongodtgjøring
• Medlemslister til pensjonskassen

Denne typen dokumentasjon skal ikke registreres i journalen, men stemples ved mottak.

Denne type materiale kan kasseres etter 5 - 10 år i følge regnskapsforskriftene og kommunalforvaltningens kassasjonsbestemmelser.

4. OPPBEVARING AV PERSONALARKIV

Sikkerhet
Personalopplysninger skal oppbevares på en betryggende måte, jfr. forvaltningsloven § 13 c. Personalmappene skal oppbevares i særskilt låsbart arkivskap adskilt fra saksarkivet. Dette gjelder også eldre bortsatte personalmapper. Postbehandling og betjening av personalarkiver bør reserveres til personell som arbeider utelukkende med personalsaker, eller til arkivpersonale som arbeider på den avdeling som personalarkivet er underlagt. (Forvaltningslovens § 13 b-3). Dokumentene skal også oppbevares nedlåst når de oppbevares hos saksbehandler.

Disiplinærsaker krever spesiell aktsomhet. Normalt arkiveres de bare i personalmappen (i lukket konvolutt eller særskilt omslag). Dersom det ut i fra saksbehandlingen kreves at saken også legges i saksarkivet, skal den anonymiseres. Dersom det er fare for bevisforspillelse i en disiplinærsak, skal slike opplysninger oppbevares i særskilt fortrolig arkiv så lenge de er aktuelle. Deretter overføres de til personalarkivet.

Innsyn
Ansatte kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (interne dokumenter er unntatt), men de kan ikke kreve den utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansatte og har fullmakt fra denne. (Jfr. personopplysningsloven §18 og forvaltningsloven § 18).

Alle har rett til å vite hva slags type opplysninger som er tatt inn i personregisteret, i følge personopplysningsloven §18- 3.

Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knyttet til en konkret sak som er til behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper.

Hjemmelhenvisning ved unntatt offentlighet: I tilfelle krav om innsyn fra offentlighet henviser man til korrekt paragraf i offentlighetsloven med tilhørende bestemmelse. Eks. på paragrafer

Brevjournal/postliste
Der hvor det føres egen brevjournal/postliste for personalkontoret, skal den innbindes senest ved periodeskille.