ARKIVRUTINER FOR ANBUDSKONKURRANSERGjelder for: Innkjøpskontoret og andre som skal foreta innkjøp Godkjent dato av: Rådmann Ingrid Nordbø Hele anskaffelsessaken skal dokumenteres skriftlig, inklusive møter og annen kommunikasjon med tilbydere. I en anskaffelse skal det også fortløpende føres en anskaffelsesprotokoll. Både anskaffelsesprotokollen, konkurransegrunnlaget, innkomne tilbuds- og anbudsdokumenter og skriftlig kommunikasjon mellom de som gjennomfører anskaffelsen og tilbyderne er saksdokumenter for organet. Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed føres i journal.
| Dok. nr.
|
Dokument
|
Behandlende instans
|
Dokument-type
|
U. off. §
|
| 1.
|
Anskaffelsesprotokoll (egen mal) (krav oppheves sannsynligvis vår 2016)
|
Saksbehandler
|
Dok X
|
Utleveres ikke før meddelelse er utsendt.
|
| 2.
|
Konkurransegrunnlaget m/vedlegg
|
Saksbehandler
|
Dok X
|
|
| 3.
|
Utlysning der relevant (Nasjonal kunngjøring på Doffin)
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
|
|
|
Servicetorg og Dokumentsenteret får beskjed om at anbud er lagt ut og frist for innlevering (1 uke før fristutløp)
|
Saksbehandler
|
|
|
| 4.
|
Tilbudsbrev (Journalføres etter anbudsfristens utløp og før innstilling lages.)
|
Dokumentsenteret
|
Dok I
|
§ 13
|
| 5.
|
Evaluering/Innstilling/Begrunnelse. Må inneholde de vurderinger som er gjort ifm. poengtrekk mv.
|
Saksbehandler
|
Dok X
|
§ 13
|
| 6.
|
Meddelelsesbrev (sendes alle leverandører)
- Må inneholde begrunnelse for de relative fordelene og egenskapene ved valgt tilbud (ikke bare tabell med poengsum)
- Informere om karenstid
- Informere om klagemuligheter
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
|
| 7.
|
A: Eventuelle klager eller spørsmål fra leverandører B: Svar på klage eller spørsmål
|
A: Dokumentsenteret/ Saksbehandler B: Saksbehandler
|
A: Dok I B: Dok U
|
|
| 8.
|
Signert kontrakt i de saker der disse foreligger
|
Saksbehandler
|
Dok I
|
§ 13
|
| 9.
|
Meddelelse om opsjonsbruk i de tilfeller der dette er relevant
|
|
|
|
| 10.
|
Eventuelle prisjusteringer
|
Saksbehandler
|
Dok I
|
§ 13
|
|
|
| Anskaffelsessak avsluttes
|
- Ansvarlig virksomhet oppretter ny sak.
- Anskaffelsessak – generell sak arkivkode 601
- (Gjelder anbudet kontor- og datateknisk utstyr – arkivkode 630.
- Overvåknings- kontroll- alarmutstyr – arkivkode 660.
- Transportmateriell (leasing av biler) 650.
- Arkivsak opprettes senest ved utlysning av konkurransen (utlysning på Doffin). - Prinsipper:
- Forholdsmessighet – større innkjøp – høyere krav til dokumentasjon. Krav til konkurranse, likebehandling, ikke-diskriminering, god forretningsskikk, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet.
- Utgående dokumenter og interne notat skrives av saksbehandler. Interne notat sendes elektronisk til intern mottaker. - Utgående dokumenter sendes som e-post fra ESA forutsatt at mottakers e-post adresse er lagt inn i partsregisteret. - Det er spesielt viktig å endre journalstatus til E for interne notat (NOT-N og NOT-X), da de ellers ikke vil bli sendt elektronisk til mottakeren. - Arkivering av inngående e-post som sendes direkte til saksbehandler skjer ved bruk av ”Arkiv Plug-in”. Dokumentsenteret utarbeider rutine for å søke opp dokumenter som har status ”S” og journalfører disse i saksen. Journalføring og arkivering av anskaffelsessakerSkal anskaffelsessaker journalføres?Hele anskaffelsessaken skal dokumenteres skriftlig, inklusive møter og annen kommunikasjon med tilbydere. I en anskaffelse skal det også fortløpende føres en anskaffelsesprotokoll. Både anskaffelsesprotokollen, konkurransegrunnlaget, innkomne tilbuds- og anbudsdokumenter og skriftlig kommunikasjon mellom de som gjennomfører anskaffelsen og tilbyderne er saksdokumenter for organet. Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed føres i journal. Se for øvrig: http://www.anskaffelser.no/ |
