Postrutiner - Dokumentsenter

MOTTAK

All post til Sola kommune leveres til dokumentsenteret.
Post innlevert til kommunens servicetorg, leveres videre til dokumentsenteret for registrering og eventuelt viderefordeling.
Interne bud fordeler selv posten i riktig posthylle (internpost). Post til utsending legges i rød transportkasse.

1. Elektronisk post (e-post) skal gå gjennom et sentralt e-postmottak (epost@sola.kommune.no).
2. E-posten blir overført til saksbehandlersystemet og registrert i journalen.
3. Personlig levert post. Dersom saksbehandler mottar sakspost (brev f.eks.) personlig, er det saksbehandlers ansvar at denne umiddelbart blir levert til dokumentsenteret for registrering i journalen. 
4. Personlig mottatt e-post. Dersom saksbehandler mottar sakspost elektronisk (e-post) er det saksbehandlers ansvar at denne blir registrert i saksbehandlersystemet.

ÅPNING OG SORTERING

Personlig adressert post som er merket ”personlig” eller ”privat” fordeles uåpnet. Det samme gjelder post til ordfører adressert til ham personlig.

Arkivuverdig post skilles ut og datostemples og fordeles uten registrering. Hvis tvil om dokumentene er arkivverdige påføres «vennligst returner til arkivet dersom arkivverdig».

Arkivuverdig post er blant annet:

• Postkort, reklame, invitasjoner og lignende.
• Aviser, tidsskrift.
• Fakturaer, purringer og bankmeldinger (til kommunekassen).Sykemeldinger og egenmeldinger.
• Trykksaker.
• Årsmeldinger og årsbudsjett mottatt fra andre bedrifter og lignende.
• Hotell- og bilettbestillinger.
• Mangfoldiggjorte invitasjoner.
• Påleggstrekk (til lønn).
• Skattekort (til lønn).
• Adresseforandringer (til kommunekassen).
• Reiseforskudd og reiseregninger.
• Honorarskjemaer.
• Brosjyrer.
• Rundskriv (se også under).

Annen post fordeles slik:

• Post til personalkontoret åpnes. Noe leveres videre og noe registreres i Websak.  (Egne rutiner for ansettelses- og personalsaker, se spesialrutiner).
• Post til PPT leveres uåpnet.
• Noe post til miljøtjenesten med tilhørende avlastingsboliger, Sola sjukeheim, fysio- og ergo, Soltun alderspensjonat, Tananger bo- og hjemmetjenester, leveres uåpnet og noe åpnes for registrering i Websak og Gerica.
• Post til barnevernet åpnes og skannes til fagsystemet Familia.
• Post til helsestasjonen leveres uåpnet.
• Post til tjeneste- og koordineringskontoret åpnes og registreres av dokumentsenteret i fagsystemet Gerica.
• Post til NAV – Sosial legges i egen posthylle uåpnet. Denne posten registreres i egne fagsystemer.
• Post til fagforeningene, Sola menighetskontor, Sola tomteselskap, Frivillighetssentralen, Frisklivsentralen legges uåpnet i egne posthyller.
• Elevsaker, førskolebarn og ungdomsteam. Post åpnes og registreres av dokumentsenteret.
• Innkomne anbud åpnes ikke. Konvolutten stemples med dato og påføres tidspunkt og signatur ved levering. Anbud sendes ansvarlig saksbehandler (se egne rutiner for anbudsbehandling og registrering – se spesialrutiner).
• Post som gjelder byggesaker/delings- og oppmålingssaker samt post som gjelder landbrukseiendommer registreres av dokumentsenteret.
• Post som gjelder reguleringsplaner og andre plansaker registreres av dokumentsenteret.
• Post som gjelder tilknytning til vann og avløp åpnes og registreres av dokumentsenteret.
• Post som gjelder prosjekter ved avdeling eiendom og avdeling kommunalteknikk registreres av dokumentsenteret.  Egen arkivserie.
• Post til skatt og økonomi, blant annet fakturaer til kommunen, legges uåpnet i egne posthyller.
• Post til bibliotek og kulturhuset legges i egne posthyller. Sakspost registreres av dokumentsenteret.

All resterende post åpnes. Datostemplet med dato for innkommet. Sakspost registreres i saksbehandlersystemet. Eventuell arkivuverdig post videresendes til saksbehandler (se under).
 

Rundskriv som er nødvendige vedlegg i en sak stemples og registreres på vanlig måte.
 
Feilsendt post returneres eller sendes rette vedkommende.
 
Papirbasert post blir skannet. Dokumentene registreres i saksbehandlersystemet, se under, og arkiveres elektronisk.

SIKKER SONE SKANNING

Inngående post til sikker sone skannes av dokumentsenteret.

• Post til Levekår skannes til Gerica systemet. Dokumentsenteret skanner og registrerer post på brukere. Post fordeles videre til saksbehandlere av Bestillekontoret (gjelder fra 01.11.2015)
• Post til NAV (kommunal del) skannes til en mappe på internt server og overføres til NAV sitt server etter skanning (gjelder fra 01.03.2016)
• Post til Barnevern skannes til en mappe på internt server og overføres til Familia systemet etter skanning (gjelder fra 19.05.2016)

REGISTRERING OG GJENNOMSYN

Dokumentsenteret stempler alle papirbaserte dokumenter som skal registreres med godkjent rødt journalpoststempel.
 

Dokumentene registreres i journalen med:

• Dato for journalføring
• Saks- og dokumentnummer
• Arkivkode
• Saksbehandler / kopimottaker

Prosesstyringsverdier:

Ved opprettelse av ny sak settes saksstatus B =Under behandling.

For innkommende journalregistreringer gjelder følgende:

Når dokumentsenteret (ansvarlig for objektarkivene) registrerer en ny journalpost – blir journalstatus satt til M = midlertidig journalført av arkiv. Tekstdokumentets har status B = under behandling.
Tekstdokumentene skannes og åpnes i skanneprogrammet PixEdit. En må kontrollere at alle sider er skannet og at de er lesbare. Funksjonen i programmet etter skanning ”utfør nå”, sørger for at programmet automatisk retter opp skjevheter og optimaliserer farger og kontrast. Samtidig kontrolleres at det er samsvar mellom arkivert dokument og registrerte (journalførte) opplysninger.

Når det innskannede dokumentet tilknyttes journalposten blir journalstatus satt til J = journalført av arkiv. Tekstdokumentets status endres automatisk til F = ferdig. Journalposten med tilhørende dokument er dermed klar for saksbehandler.

Dokument unntatt offentlighet: Dokumentsenteret vurderer om et dokument er unntatt offentlighet og påfører gradering, hjemmel og sørger for å skjerme nødvendige opplysninger i journalregistreringen.

Offentlige dokument som inneholder personnummer (11 sifre) og / eller bankkontonummer, må sladdes slik at den publiserte versjonen skjermer disse opplysninger. I følge Forskrift om behandling av personopplysninger §10.2 skal disse behandles slik:

§ 10-2. Forsendelser som inneholder fødselsnummer
Postsendinger som inneholder fødselsnummer skal være utformet slik at nummeret ikke er tilgjengelig for andre enn adressaten. Tilsvarende gjelder sendinger som formidles ved hjelp av telekommunikasjon.

Dette gjøres enklest ved at den skannede utgaven sladdes i PixEdit (skannerprogrammet) og at den originale versjonen legges ved saksmappen. Den skannede versjonen kan dermed publiseres på nett uten fare for at sensitive personopplysninger blir lagt ut.

Rådmann, kommunalsjef og saksbehandler har ansvar for kvalitetssikring.

Gradert post som skal beskyttes av sikkerhetsmessige eller andre grunner behandles i henhold til gjeldende retningslinjer for dette, jfr sikkerhetsinstruksen.

Gjenopptatt sak: Dersom dokumenter skal tilføres en sak som er avsluttet (journalstatus A = avsluttet og arkivert), endres status B = under behandling.

Postliste: På grunnlag av registrerte journalposter genererer saksbehandlersystemet offentlig postliste. Postlisten kontrolleres som regel etterkommende dag og publiseres etter kontroll på kommunens hjemmesider. Dokumenter i fulltekst blir ikke publisert som en del av postlisten.
Dersom arkivet gjør endringer i allerede ferdigstilt journalpost, det vil si endringer som medfører statusendring tilbake fra J til M, vil journalposten etter ny ferdigstilling (status J) få dagens dato som registreringsdato. Det er derfor viktig at opprinnelig registreringsdato påføres etter lagring av endringer på journalpostnivå.

SAKSBEHANDLING / UTGÅENDE POST

• Saksbehandler mottar journalført post elektronisk via Websak Basis eller Websak Fokus (tillegg i Outlook). Kontrollerer at riktig saksbehandler, arkivkode og eventuell gradering og skjerming er ført på dokumentene. (Se egen rutine for gradering og avskjerming av utgående brev i Websak )
• Saksbehandler besvarer innkommende journalposter. Dokumenter som ikke skal besvares, avskrives med kode.
• Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokument med følsomme opplysninger mot innsyn fra uvedkommende under saksbehandlingsprosessen.
• Saksbehandler oppretter utgående dokument i Websak ved å registrere adressat, overskrift, eventuelle unntak fra Offentleglova. Opplysningene overføres automatisk når saksbehandler oppretter et Word-dokument.
• For utgående journalposter gjelder følgende:
  • Journalstatus settes til R = Reservert / konsept. Tekstdokumentet har status B = under behandling.
  • Når dokumentet er ferdig, det vil si underskrevet og eventuelt godkjent og klar for utsendelse, endrer saksbehandler status på tekstdokument og eventuelle vedlegg til F = ferdig.
  • Status på journalposten settes til E = ekspedert når journalposten sendes til mottakere (gjelder både epost, SvarUt og papir forsendelser)

Arkivet kvalitetssikrer journalopplysningene og kontrollerer:

• Avsender / mottaker
• Dokumentinnhold
• Brevets dato
• Arkivkode
• Ekspedisjonsdato og avskrivningsmåte
• Deretter settes journalstatus til J = journalført.

Saksbehandler er selv ansvarlig for å ekspedere journalposten / sende dokumentet til mottakere.  

PAPIRPOST

• Utgående papirpost leveres til dokumentsenteret og legges i postens røde transportkasser. Disse hentes daglig ca. kl. 14:00 av den som håndterer posttjenestene for Sola kommune (pr. 2019 er dette ISS – posttjenester)
• Masseutsendelser: Ved 200 eksemplarer eller flere av likeartet sending (format og vekt) sendes disse som massepost. Eget skjema fylles ut av dokumentsenteret. Antall sendinger må framkomme av den som leverer disse. Kopi av massepostskjema til egen ringperm i sentralarkivet. 
• Pakkepost leveres dokumentsenteret for utsendelse.  Sola kommune har ”dør til dør”-avtale med posten. Det er viktig at både postadresse (postboks) og leveringsadresse blir påført adressekortet. Faktura for sendingen sendes Sola kommune.
• Utgående post som skal sendes rekommandert leveres dokumentsenteret som videreformidler disse i egen lukket enhet til postformidler. De som har kvitteringsbok for disse sendingene, benytter den. Den skal følge sendingen til posten. Andre vedlegger kopi av konvoluttens forside/ eventuelt annen kvitteringsseddel (for eksempel kopi av nabovarsel) som sendes med sendingen til posten. Kvitteringsbok/ andre kvitteringer kommer tilbake sammen med inngående post dagen etter. Kvitteringsbok/løse kvitteringer sendes avdelingen.

Saksbehandler er ansvarlig for at arkivverdige dokumenter som mottas som e-post, blir journalført.

BEHANDLING AV ELEKTRONISKE SKJEMA

Sola kommune har, sammen med Websak sak- og arkivsystemet, tatt i bruk en ny skjemaløsning - ACOS Interact (tidligere Skjema Designer). Noen av skjemaene avleveres direkte til Websak og noen til fagsystemer som Gerica og Familia.

Skjemaene som avleveres til Websak:

• Søknad om plantemidler
• Søknad om fritidskontakt
• Oppgave over alkoholomsetning
• Søknad om tilskudd fra ungdomsrådet
• Søknad om ledsagerbevis
• Søknad om leie av treningslokaler
• Søknad om feiling/ beskjæring av trær
• Søknad om friplass SFO
• Søknad om redusert betaling/ gratis kjernetid i barnehage
• Skjenkebevilling alkohol
• Registrering av tilbakeslagsventil/ serviceavtale
• Søknad om driftstilskudd til drift av eget idrettsanlegg/ -lokale
• Søknad om leie av varmtvannsbasseng på Sola helsehus
• Søknad om tilskudd for separering av private stikkledninger til offentlig avløpsledning
• Søknad om leie av lokaler i Stangelandsenter
• Søknadsskjema for utslipp av oljeholdig avløpsvann
• Søknad om Salgsbevilling
• Bestilling av grensepåvisning
• Søknad om Serveringsbevilling
• Tilskudd til frivillige og ideelle organisasjoner med formål innen levekårsområdet
• Bestille hjelpemiddel fra korttidslageret
• Tilskudd til eliteidrett
• Investeringstilskudd til idretts- og nærmiljøanlegg
• Trafikksikkerhet
• Fritidsveiledning
• Bruk av offentlig areal
• Oppmålingsforretning
• Søknad om tilskudd til internasjonalt og interkulturelt samarbeid
• Sammenslåing av eiendom
• Driftstilskudd til frivillige eldrelag
• Søknad om tilskudd til drift av eget anlegg/lokale - bedehus og andre lokaler
• Søknad om driftstilskudd til frivillige organisasjoner og lag - idrett
• Søknad om driftstilskudd til barn/unge (inkl. sang og musikk)
• Tilskudd til rusfrie ungdomsarrangement
• Hederspris for Idretts- og kulturprestasjoner
• Søknad om flaggsone
• Søknad om refusjon på bompenger
• Søknad om barnehageplass for søkere uten norsk personnummer

BYGGSØK:

ByggSøk er et offentlig system for elektronisk kommunikasjon i plan- og byggesaker. Målet er effektivisering hos private og kommuner
Søknader som er videreformidlet til kommunen via ByggSøk kommer til kommunen via epost@sola.kommune.no og er registrert i Websak.Saksbehandlere på Arealbruk har ansvar for å søke opp alle nye henvendelser fra ByggSøk.

Alle vedlegg kontrolleres, tekst på journalpost endres til relevant tekst for saken (Søknad om tiltak eller lignende). Saksbehandler settes på. Journalposten knyttes til ny sak i saksbehandlersystemet (genereres automatisk når hake settes på ”lag ny sak”).

AVSKRIVNING

Alle inngående dokumenter og interne notat skal avskrives med opplysninger om når og hvordan behandling har skjedd.
Websak er organisert slik at saksbehandling og svar på henvendelse kan skje fra systemets ”forside”. Under "til behandling" kurven har saksbehandler alle ”linker” til riktig behandling av henvendelsen basert på hvilken rolle saksbehandler har.

Under "til behandling" framkommer alle journalposter hvor mottaker er saksbehandler. Det krever at saksbehandler enten lager svar eller avskriver med kode. Er saksbehandler mottaker (på notat type N), kreves det at en lager svar eller avskriver med kode. Er saksbehandler kopimottaker eller mottaker (på notat type X) krever systemet at en åpner tekstdokumentet / journalposten og fjerner fra kurven manuelt.

Skal saksbehandler lage svar, blir det inngående brevet automatisk avskrevet av det utgående.
Skal saksbehandler avskrive med kode velges dette alternativet, og riktig kode for avskrivning velges under ”avskrivningsmåte”. Riktig avskrivning kan være for eksempel TO = til orientering, eller TLF = besvart pr. telefon.
Dokumentsenteret sender jevnlig ut Restanselister til saksbehandler over dokumenter som ikke er avskrevet (behandlet) i saksbehandlersystemet.
Det påhviler den enkelte saksbehandler å sørge for at restanselisten til enhver tid er så liten som mulig og at antallet aktive saker ikke er større enn påkrevd til enhver tid av hensyn til saksbehandlingen.

UTLÅN FRA PAPIRBASERT ARKIV

Dokumentsenteret betjener utlån og registrerer utlån fra papirbasert arkiv.
Bare saksmapper og ikke enkeltdokumenter lånes ut. Enkeltdokumenter kan kopieres til saksbehandler.
Utlånt saksmappe leveres tilbake til dokumentsenteret snarest mulig etter ferdigbehandling.
Sakens dokumenter skal alltid holdes samlet og i den rekkefølge de finnes i saksmappen ved utlån. Utlånt saksmappe må aldri deles, og saksdokumenter må ikke fjernes fra saksmappen eller tilføres annen sak. Sammenblanding av dokumenter i forskjellige saksmapper skal ikke forekomme.
Dersom utlånt saksmappe videreleveres til en annen saksbehandler, skal dokumentsenteret ha beskjed om dette og registrere nytt utlån.

Kvalitetssikring

• Journalføring - alle journalposttyper er samlet i en kurv "til journalføring" i Websak. Kurven er delt i 4 underkurver basert på journalposttype Dokumentsenter sjekker jevnlig journalposter som ligger der og journalfører. 
  • Utgående brev (status E og F) - dokumentsenter sjekker om brevet ble ekspedert til alle mottakere og endrer status til J-journalført
  • X-notater (status E og F) - dokumentsenter sjekker om alle vedleggene er i riktig format og om tittelen er riktig, deretter endrer status til J-journalført
  • N-notater (status E og F) - dokumentsenter sjekker om alle vedleggene er i riktig format, om tittelen er riktig, og om alle mottakere har fått brevet, deretter endrer status til J-journalført
  • Inngående brev (status S) - sjekker om alle vedleggene er i riktig format, om tittelen er riktig, om avsenderen er riktig, deretter endrer status til J-journalført

• Avslutning av saker - alle saker som skal avsluttes sendes til dokumentsenter ved bruk av "send til avslutning" funksjonalitet
• Alle saken som er sendt til avslutning samles i en kurv "Arkivsaker til avslutning"
• Ved avslutning sjekkes følgende:
  • klasseringene skal oppfylle krav avhengig av sakstype
  • alle journalposter må ha hoveddokument
  • alle dokumentene må være i arkivformat
  • alle journalpostene må ha gyldige statuser (J status)
  • ingen av journalpostene kan ha restanse

ARKIVLEGGING

Sentralarkivet kontrollerer ferdigbehandlet saksmappe og fjerner overflødige kopier, arkivfremmed materiale (plastomslag / binders og lignende) samt kontrollerer mot journalen at sakens dokumenter samsvarer med registreringene. Skal saken avsluttes endres sakens status til A = avsluttet og arkivert.

Kopibok: Fra 2004 er det ikke lenger nødvendig med kopibok for dokumenter registrert i saksbehandlersystemet (Kontor-2000 / ESA WEB). Kopibok for delegerte vedtak opprettholdes som tidligere ved å arkivere kopi av utgående brev etter delegasjonsnummer.
Kopibøkene er unntatt offentlighet og skal bindes inn ved bortsetting.

JOURNALUTSKRIFTER

Offentlig journal: Journalen legges ut på kommunens hjemmesider den påfølgende dag. Tekstdokumenter legges ikke ut sammen med journalen.