| 1. Før levering av møtebøker til innbinding hos IKA, skal følgende være gjort: a. Fjern binders, stifter o.l. b. Fjern eventuelle hullforsterkere. c. Fjern bretter og sørg for at alle arkene som skal være med i møteboken har samme format (A4). d. Påse at arkene ligger i riktig rekkefølge kronologisk (eldste først). e. Påse at ingen saker mangler i bøkene. f. Påse at eventuelle registre er med. g. Ta bøkene ut av ringpermene og plasser dem i esker (kopipapir-esker egner seg bra). h. Det må være tydelig skille mellom hver møtebok (farget skilleark, D-binders, tau, strikk e.l.). i. Hver møtebok skal være tydelig merket med: - kommunenavn - etat/virksomhet - utvalg/styre/råd (som har produsert møteboka, o.a.) - årstall (evt. fra-til) j. Lag liste over bøkene på møtebok-skjema med kopi til IKA. k. Ha alltid en ekstra kopi av de siste årenes møtebøker i ringperm på kontoret (for å unngå slitasje på originalen). l. La møtebøkene være minst 1,5 cm tykke før de leveres IKA for innbinding.
|
