A. Internt bruk

Hovedregel

All bruk av materiale i aktive arkivserier skal gå via dokumentsenter i Sola kommune.

All bruk av bortsatt arkivmateriale skal gå via dokumentsenter leder eller dokumentbehandlere i dokumentsenteret, dvs. de som iht. instruks er ansvarlig for depottjenesten i kommunen.

De ansvarlige skal betjene arkivet og på forespørsel hjelpe saksbehandler med å finne den nødvendige informasjonen. Bare hele saksmapper skal lånes ut fra arkivet. Originaldokumentasjon skal som hovedregel ikke lånes ut fra arbeidsstedet.

Registrering av lån / Utlånskort - dagligarkiv/aktivt arkiv

Ingen saker må fjernes fra arkivet uten at utlånet registreres i arkivet. Utlån skal være registrert med låntakers navn/initialer, utlånsdato, arkivkode og innhold. Et  utlånskort erstatter saken fysisk i arkivet.

Ved retur til arkivet fjernes utlånskortet fra arkivet og det kvitteres på kortet at utlånt materiale er returnert.

Registrering av lån / Utlånskort - bortsatt arkivmateriale

Dokumentsenter leder og/eller arkivansvarlig henter rekvirert arkivstykke (protokoll/boks) i arkivdepot og plasserer lånekort innholdene utfylt utlånsbestilling i hylla (utlånskort III). Ingen arkivstykker må fjernes fra arkivdepotet uten at utlånet registreres med lånekort og korrekt utfylt utlånsbestilling. Dokumentsenter leder og/eller arkivansvarlig tar rekvirert arkivstykke med til dokumentsenteret hvor aktuell saksmappe tas ut av boksen og utlånskort på selve saken fylles ut (utlånskort II). Saksmappen leveres så saksbehandler mot kvittering på lånekort. Gjelder utlånet protokoll(er) følger gjennomslag av utlånsbestilling med til saksbehandler.

Arkivstykket mellomlagres i dokumentsenteret på anvist sikker plass mens sak(er) i aktuell(e) boks(er) er på utlån. Skal utlånt protokoll(er) brukes av en rekvirent over flere dager mellomlagres denne på samme plass. Når utlånt dokumentasjon returneres fjernes alle utlånskort fra arkivet og det kvitteres på utlånsbestillingen at utlånet er returnert. Dokumentsenterets gjenpart av utlånsbestillingen settes i egen perm. Permen deles i to; et område for utlånte arkivstykker og et for tilbakeleverte arkivstykker. (Opplysningene i denne permen kan arkivtjenesten bruke statistisk f.eks. i egen årsmelding e.l) .

Omslag - synliggjøring av utlånt materiale

Utlånte saker skal under saksbehandlingen oppbevares i spesielle omslag som skiller dem tydelig fra øvrige saksomslag, f.eks. med egne mapper merket "utlånt fra arkivdepot" og/eller "utlånt fra arkiv". Gjelder lånet bortsatt materialet skal en kopi eller et gjennomslag av utlånsbestillingen altid følge arkivmaterialet.

Saksbehandler

Saksbehandler er ansvarlig for at dokumenter i den enkelte sak holdes samlet og at dokumentene ikke påføres nye notater eller skades. Saksbehandler er ansvarlig for at tilbakeleveringsfrister overholdes.

Utlånte dokumenter

Arkivansvarlig/depotansvarlig kontrollerer at utlånte saksmapper/arkivstykker leveres tilbake i rett tid, at mappene er i rett stand og sørger for kvittering på lånekort/utlånsbestilling . Arkivansvarlig/depotansvarlig setter mappene tilbake på rett plass i arkivet.

B. Ekstern bruk 

Henvendelser

Adgangen er regulert av Offentlighetslovens og Forvaltningslovens bestemmelser.

Journalen er offentlig når registreringsopplysninger av fortrolig art er anonymisert, gjort uleselig eller slettet.

Alle henvendelser om nyere materiale skal gå via arkivansvarlig eller dokumentsenteret. Alle henvendelser om eldre og avsluttet materiale skal gå via dokumentsenter leder og/eller arkivansvarlig. Forespørsel fra forskere om bruk av klausulert materiale skal gå via vedkommende departement.

De ansvarlige skal betjene dokumentsenteret og på forespørsel hjelpe publikum med å finne de nødvendige dokumenter og opplysninger dersom disse er tilgjengelige for vedkommende. Tilgangen til informasjon om saker under behandling og saker i aktivt arkiv går via postjournal. Informasjon om bortsatt arkivmateriale er i oppdatert arkivkatalog.

Publikum

Forholdene skal legges til rette for at allmenheten kan gjøre seg bruk av arkivmateriale i henhold til lover og forskrifter.

Bruker må gjøres kjent med reglene for utlån. Publikum som gjør bruk av materialet skal underskrive taushetserklæring hvis materialet er av en slik karakter at det faller inn under forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt m.m., kvittere for utlevert materiale og skal anvises plass under oppsyn.

Registrering / Utlånskort

Ingen saker må fjernes fra arkivet uten at utlånet registreres samt markeres ved utlånskort i arkivet, slik dette er beskrevet i pkt. A intern bruk i denne rutinebeskrivelsen for bruk og lån.

Utlånskortet skal være forskriftsmessig utfylt og erstatter saken fysisk i arkivet. Ved retur til arkivet ajourføres registreringen og utlånskortet fjernes fra arkivet.

Det skal brukes standardblanketter for registrering og kvittering av utlånt materiale. Kopi av blankettene følger vedlagt denne instruksen.

Utlånt materiale

Utlånt materiale skal ikke ligge framme over natten, det skal settes tilbake eller mellomlagres på anvist sikker plass i dokumentsenteret slik dette er beskrevet i pkt. A intern bruk i denne rutinebeskrivelsen for bruk og lån.

Originalt materiale kan ikke lånes ut fra virksomheten til eksterne brukere, unntatt i helt spesielle tilfeller. I slike tilfeller skal en være garantert sikre og betryggende oppbevaringsforhold i tråd med lovverkets bestemmelser. Utlånet skal registreres etter vanlig prosedyre. All forsendelse gjennom postverket skal foregå rekommandert.

Kopier

Ved forespørsel har berørte parter i en sak krav på kopi av originalt materiale. Det kan kreves betaling for kopi etter gjeldende retningslinje for dette.