Hopp til hovedinnhold (trykk enter)
Arkivplan.no

Postrutiner - sentralarkivet (gyldig fram til 01.01.14)

Printer-ikon  Utskriftsvennlig versjon

MOTTAK

ÅPNING OG SORTERING

REGISTRERING

SAKSBEHANDLING/BEHANDLING AV UTGÅENDE POST

Behandling av elektroniske skjema

ByggSøk

AVSKRIVNING

UTLÅN

ARKIVLEGGING

JOURNALUTSKRIFTER

 

MOTTAK

(tilbake)

All post til Sola kommune leveres til sentralarkivet. Sola kommune har også en postkasse direkte på Rådhuset nordre del. Denne tømmes hver morgen av sentralarkivet.
Post innlevert til kommunens servicetorg, leveres videre til sentralarkivet for registrering og eventuelt viderefordeling.
Interne bud fordeler selv posten i riktig posthylle (internpost). Post til utsending legges i rød transportkasse.

Elektronisk post (e-post) skal gå gjennom et sentralt e-postmottak (epost@sola.kommune.no). Sakspost/arkivverdig materiale blir tatt ut på papir. E-posten blir overført til saksbehandlersystemets postmottak og registrert i journalen.

Personlig levert post. Dersom saksbehandler mottar sakspost (brev eller e-post) personlig, er det saksbehandlers ansvar at denne umiddelbart blir levert til arkivet for registrering i journalen.
 

Telefaks. Alle som mottar arkivverdig telefaks er ansvarlig for å bringe denne til arkivet for registrering.

ÅPNING OG SORTERING

(tilbake)

Personlig adressert post som er merket ”personlig” eller ”privat” fordeles uåpnet. Det samme gjelder post til ordfører adressert til ham personlig.

Arkivuverdig post skilles ut og datostemples og fordeles uten registrering. Hvis tvil om dokumentene er arkivverdige påføres «vennligst returner til arkivet dersom arkivverdig».

Arkivuverdig post er blant annet:

  • Postkort, reklame, invitasjoner og lignende.
  • Aviser, tidsskrift.
  • Fakturaer, purringer og bankmeldinger (til kommunekassen).
  • Sykemeldinger og egenmeldinger.
  • Trykksaker.
  • Årsmeldinger og årsbudsjett mottatt fra andre bedrifter og lignende.
  • Hotell- og bilettbestillinger.
  • Mangfoldiggjorte invitasjoner.
  • Påleggstrekk (til lønn).
  • Skattekort (til lønn).
  • Adresseforandringer (til kommunekassen).
  • Reiseforskudd og reiseregninger.
  • Honorarskjemaer.
  • Brosjyrer.
  • Rundskriv (se også under).

Annen post fordeles slik:

  • Post til personalkontoret, stillingssøknader og personalsaker legges uåpnet i egen posthylle. Øvrig sakspost registreres av sentralarkivet. (Egne rutiner for ansettelses- og personalsaker, se spesialrutiner).
  • Post til PPT, barnevern, helsestasjonen, Miljøtjenesten med tilhørende avlastingsboliger, Bestillerkontoret, Utekontakten, Sola sjukeheim, Soltun alderspensjonat, Sola storkjøkken, Tananger bo- og velferdssenter, leveres uåpnet.
  • Post til NAV – Sosial legges i egen posthylle uåpnet. Denne posten registreres i egne fagsystemer.
  • Post til fagforeningene, Sola legesenter, Sola lensmannskontor (Namsmannen) / Forliksrådet, Sola bredbånd og Sola menighetskontor, legges uåpnet i egne posthyller.
  • Post til Sola overformynderi videresendes uåpnet til advokat Sekse, Jærveien 15, 4319 Sandnes.
  • Post til Sola viltnemnd videresendes uåpnet til leder av Viltnemnden, for tiden til Audun Myhre, Havnevegen 2, 4056 Tananger
  • Elevsaker / førskolebarn. Post som gjelder elever eller førskolebarn leveres skolekontoret / barnehagekontoret for registrering og skanning.
  • Innkomne Anbud åpnes ikke. Konvolutten stemples med dato og påføres tidspunkt og signatur ved levering. Anbud sendes ansvarlig saksbehandler (se egne rutiner for anbudsbehandling og registrering – se spesialrutiner).
  • Post som gjelder byggesaker / delings- og oppmålingssaker samt post som gjelder landbrukseiendommer leveres avdeling Arealbruk for registrering og skanning.
  • Post som gjelder reguleringsplaner og andre plansaker registreres av sentralarkivet.
  • Post som gjelder tilknytning til vann og avløp leveres avdeling Kommunalteknikk for registrering og skanning.
  • Post som gjelder prosjekter ved avdeling Eiendom og avdeling Kommunalteknikk registreres av sentralarkivet. Egen arkivserie.
  • Post til kommunekasserer / skatteoppkrever / kemner, blant annet fakturaer til kommunen, legges uåpnet i egne posthyller.
  • Post til bibliotek og kulturhuset legges i egne posthyller. Sakspost registreres av sentralarkivet.

All resterende post åpnes. Datostemplet med dato for innkommet. Sakspost registreres i saksbehandlersystemet. Eventuell arkivuverdig post videresendes til saksbehandler (se under).
 
Hastesaker kopieres og kopien leveres til saksbehandler. Originalen registreres i saksbehandlersystemet.

Rundskriv som er nødvendige vedlegg i en sak stemples og registreres på vanlig måte.
 
Feilsendt post returneres eller sendes rette vedkommende.
 
Papirbasert post blir skannet. Dokumentene registreres i saksbehandlersystemet, se under, og arkiveres elektronisk. Papiroriginalen legges i saksmappen.

REGISTRERING OG GJENNOMSYN
(tilbake)

Sentralarkivet og de ansvarlige for objektarkivene stempler alle papirbaserte dokumenter som skal registreres med godkjent rødt journalpoststempel.
 

Dokumentene registreres i journalen med:

  • Dato for journalføring
  • Saks- og dokumentnummer
  • Arkivkode
  • Saksbehandler / kopimottaker

Prosesstyringsverdier:

Ved opprettelse av ny sak settes saksstatus slik:

X =Saksmappe i arkivet. Benyttes når arkivet oppretter ny sak for å kunne registrere et egenprodusert eller et innkommet dokument.

B =Under behandling. Når arkivet låner ut en fysisk arkivmappe til saksbehandleren. Utlån til saksbehandler (initialer) føres på rett sted i saksbehandlersystemet.

For innkommende journalregistreringer gjelder følgende:

Når sentralarkivet (ansvarlig for objektarkivene) registrerer en ny journalpost – blir journalstatus satt til M = midlertidig journalført av arkiv. Tekstdokumentets har status B = under behandling.
Tekstdokumentene skannes og åpnes i skanneprogrammet PixEdit. En må kontrollere at alle sider er skannet og at de er lesbare. Funksjonen i programmet etter skanning ”utfør nå”, sørger for at programmet automatisk retter opp skjevheter og optimaliserer farger og kontrast. Samtidig kontrolleres at det er samsvar mellom arkivert dokument og registrerte (journalførte) opplysninger.

Når det innskannede dokumentet tilknyttes journalposten blir journalstatus satt til J = journalført av arkiv. Tekstdokumentets status endres automatisk til F = ferdig. Journalposten med tilhørende dokument er dermed klar for saksbehandler.

Dokument unntatt offentlighet: Sentralarkivet eller ansvarlig for objektarkivene vurderer om et dokument er unntatt offentlighet. Arkivansvarlig påfører gradering, hjemmel og sørger for å skjerme nødvendige opplysninger i journalregistreringen.

Offentlige dokument som inneholder personnummer (11 sifre) og / eller bankkontonummer, må sladdes slik at den publiserte versjonen skjermer disse opplysninger. I følge Forskrift om behandling av personopplysninger §10.2 skal disse behandles slik:

§ 10-2. Forsendelser som inneholder fødselsnummer
Postsendinger som inneholder fødselsnummer skal være utformet slik at nummeret ikke er tilgjengelig for andre enn adressaten. Tilsvarende gjelder sendinger som formidles ved hjelp av telekommunikasjon.

Dette gjøres enklest ved at den skannede utgaven sladdes i PixEdit (skannerprogrammet) og at den originale versjonen legges ved saksmappen. Den skannede versjonen kan dermed publiseres på nett uten fare for at sensitive personopplysninger blir lagt ut. Saksbehandlere som i utførelsen av sitt arbeid har behov for hele personnummeret, må få en papirkopi oversendt internt. Denne må makuleres etter bruk.

Rådmann, kommunalsjef og saksbehandler har ansvar for kvalitetssikring.
Gradert post som skal beskyttes av sikkerhetsmessige eller andre grunner behandles i henhold til gjeldende retningslinjer for dette, jfr sikkerhetsinstruksen.
Gjennopptatt sak: Dersom dokumenter skal tilføres en sak som er avsluttet (journalstatus A = avsluttet og arkivert), endres sakens status til X = saksmappe i arkivet, eventuelt til status B = under behandling om saksmappen lånes ut til saksbehandler (husk å påføre utlån).

Postliste: På grunnlag av registrerte journalposter genererer saksbehandlersystemet offentlig postliste. Postlisten kontrolleres som regel etterkommende dag og publiseres etter kontroll på kommunens hjemmesider. Dokumenter i fulltekst blir ikke publisert som en del av postlisten.
Dersom arkivet gjør endringer i allerede ferdigstilt journalpost, det vil si endringer som medfører statusendring tilbake fra J til M, vil journalposten etter ny ferdigstilling (status J) få dagens dato som registreringsdato. Det er derfor viktig at opprinnelig registreringsdato påføres etter lagring av endringer på journalpostnivå.

SAKSBEHANDLING / UTGÅENDE POST

(tilbake)

Saksbehandler mottar journalført post elektronisk via ESA WEB. Kontrollerer at riktig saksbehandler, arkivkode og eventuell gradering og skjerming er ført på dokumentene. (Se egen rutine for gradering og avskjerming av utgående brev i ESA WEB )
Saksbehandler besvarer innkommende journalposter. Dokumenter som ikke skal besvares, avskrives med kode.
Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokument med følsomme opplysninger mot innsyn fra uvedkommende under saksbehandlingsprosessen.
Saksbehandler oppretter utgående dokument i ESA WEB ved å registrere adressat, overskrift, eventuelle unntak fra Offentleglova. Opplysningene overføres automatisk når saksbehandler oppretter et Word-dokument.
For utgående journalposter gjelder følgende:
Journalstatus settes til R = Reservert / konsept. Tekstdokumentet har status B = under behandling.
Når dokumentet er ferdig, det vil si underskrevet og eventuelt godkjent og klar for utsendelse, endrer saksbehandler status på tekstdokument og eventuelle vedlegg til F = ferdig.
Status på journalposten settes til E = ekspedert.
Papirkopi av det underskrevne dokumentet sendes arkivet snarest for journalføring og arkivering i saksmappen.

Arkivet kvalitetssikrer journalopplysningene og kontrollerer:
Avsender / mottaker
Dokumentinnhold
Brevets dato
Arkivkode
Ekspedisjonsdato og avskrivningsmåte
Deretter settes journalstatus til A = avsluttet. Kopien arkiveres i saksmappen.
(Se egen rutine for ferdigstilling av utgående tekstdokument og journalpost .)

Saksbehandler er selv ansvarlig for å legge utgående post i konvolutt og i egen hylle for utgående post. Konvolutter skal være med kommunens logo og ha frankopåtrykk.
Utgående post leveres til sentralarkivet og legges i postens røde transportkasser. Disse hentes daglig ca. kl. 14:00 av den som håndterer posttjenestene for Sola kommune (pr. 2009 er dette ISS – posttjenester).
Post som skal sendes til land utenfor Norge må ha ”Prioritert Post – A” merkelapp. Denne kan fås på sentralarkivet.

B-Post må merkes med ”Økonomipost – B” eller eget stempel. Holdes adskilt fra A-post.
Masseutsendelser: Ved 200 eksemplarer eller flere av likeartet sending (format og vekt) sendes disse som massepost. Eget skjema fylles ut av sentralarkivet. Antall sendinger må framkomme av den som leverer disse. Kopi av massepostskjema til egen ringperm i sentralarkivet.
Pakkepost leveres sentralarkivet for utsendelse. Eget adressekort utfylles. Sola kommune har ”dør til dør”-avtale med posten. Det er viktig at både postadresse (postboks) og leveringsadresse blir påført adressekortet. Faktura for sendingen sendes Sola kommune. Kvitteringsdel av adressekortet påføres avsenderavdeling og dato og settes i egen ringperm (inneholder sporingsinformasjon for pakken) i sentralarkivet.

Utgående post som skal sendes Rekommandert leveres sentralarkivet som videreformidler disse i egen lukket enhet til postformidler. De som har kvitteringsbok for disse sendingene, benytter den. Den skal følge sendingen til posten. Andre vedlegger kopi av konvoluttens forside / eventuelt annen kvitteringsseddel (for eksempel kopi av nabovarsel) som sendes med sendingen til posten. Kvitteringsbok / andre kvitteringer kommer tilbake sammen med inngående post dagen etter. Kvitteringsbok / løse kvitteringer sendes avdelingen.
Saksbehandler er ansvarlig for at arkivverdige dokumenter som mottas som e-post, blir journalført. E-post til arkivering i ESA sak og arkiv videresendes til postmottak@sola.kommune.no

Behandling av elektroniske skjema

(tilbake)

Sola kommune har for tiden tilbud om bruk av elektronisk skjema ved søknad på ledig stilling, søknad på ledig stilling i skolen, søknad om barnehageplass, og søknader fra Bygg Søk-systemet (byggesaker).
Det er bare søknader gjennom Bygg-Søk som sentralarkivet behandler ved ferieavvikling og fravær. (For behandling av de øvrige elektroniske skjema – se speialrutiner.
Ved mottak av slike søknader gjelder følgende:

ByggSøk :

(tilbake)

ByggSøk er et offentlig system for elektronisk kommunikasjon i plan- og byggesaker. Målet er effektivisering hos private og kommuner
Søknader som er videreformidlet til kommunen via ByggSøk kommer direkte inn i saksbehandlersystemet EDB Sak og arkiv som ny journalpost med Status M = midlertidig journalført av arkivet.
Arkivansvarlig ved objektarkivet på Arealbruk / sentralarkivet har ansvar for å søke opp alle nye henvendelser fra ByggSøk.
Alle vedlegg skrives ut på papir (tegninger i A-3 format) og kontrolleres. Tekst på journalpost endres til relevant tekst for saken (Søknad om tiltak eller lignende). Saksbehandler settes på. Journalposten knyttes til ny sak i saksbehandlersystemet (genereres automatisk når hake settes på ”lag ny sak”). Hoveddokument stemples med godkjent rødt journalstempel og påføres sak- og journalnummer og arkivhenvisning.
All informasjon i vedlagt XML-fil importeres fra denne. Avsender settes på journalpost.

AVSKRIVNING

(tilbake)

Alle inngående dokumenter og interne notat skal avskrives med opplysninger om når og hvordan behandling har skjedd.
ESA WEB er organisert slik at saksbehandling og svar på henvendelse kan skje fra systemets ”forside”. Under mottatt post har saksbehandler alle ”linker” til riktig behandling av henvendelsen basert på hvilken rolle saksbehandler har.
Under mottatt post framkommer alle journalposter hvor mottaker er saksbehandler. Det krever at saksbehandler enten lager svar eller avskriver med kode. Er saksbehandler mottaker (på notat type N), kreves det at en lager svar eller avskriver med kode.
Er saksbehandler kopimottaker eller mottaker (på notat type X) krever systemet at en åpner tekstdokumentet / journalposten.

Skal saksbehandler lage svar, blir det inngående brevet automatisk avskrevet av det utgående.
Skal saksbehandler avskrive med kode velges dette alternativet, og riktig kode for avskrivning velges under ”avskrivningsmåte”. Riktig avskrivning kan være for eksempel TO = til orientering, eller TLF = besvart pr. telefon.
Sentralarkivet sender jevnlig ut Restanselister til saksbehandler over dokumenter som ikke er avskrevet (behandlet) i saksbehandlersystemet.
Det påhviler den enkelte saksbehandler å sørge for at restanselisten til enhver tid er så liten som mulig og at antallet aktive saker ikke er større enn påkrevd til enhver tid av hensyn til saksbehandlingen.

UTLÅN FRA PAPIRBASERT ARKIV

(tilbake)

Sentralarkivet betjener utlån og registrerer utlån i saksbehandlersystemet.
Status på saksnivå endres til B = under behandling og saksbehandler initialer fylles ut i rubrikk for utlån.
Bare saksmapper og ikke enkeltdokumenter lånes ut. Enkeltdokumenter kan kopieres til saksbehandler.
Utlånt saksmappe leveres tilbake til sentralarkivet snarest mulig etter ferdigbehandling.
Sakens dokumenter skal alltid holdes samlet og i den rekkefølge de finnes i saksmappen ved utlån. Utlånt saksmappe må aldri deles, og saksdokumenter må ikke fjernes fra saksmappen eller tilføres annen sak. Sammenblanding av dokumenter i forskjellige saksmapper skal ikke forekomme.
Dersom utlånt saksmappe videreleveres til en annen saksbehandler, skal sentralarkivet ha beskjed om dette og registrere nytt utlån.
Ved tilbakelevering av utlånt saksmappe, slettes utlånsregistreringen og sakens status endres til X = saksmappe i arkivet.

ARKIVLEGGING

(tilbake)

Sentralarkivet kontrollerer ferdigbehandlet saksmappe og fjerner overflødige kopier, arkivfremmed materiale (plastomslag / binders og lignende) samt kontrollerer mot journalen at sakens dokumenter samsvarer med registreringene. Skal saken avsluttes endres sakens status til A = avsluttet og arkivert.

Kopibok: Fra 2004 er det ikke lenger nødvendig med kopibok for dokumenter registrert i saksbehandlersystemet (Kontor-2000 / ESA WEB). Kopibok for delegerte vedtak opprettholdes som tidligere ved å arkivere kopi av utgående brev etter delegasjonsnummer.
Kopibøkene er unntatt offentlighet og skal bindes inn ved bortsetting.

JOURNALUTSKRIFTER

(tilbake)

Offentlig journal: Journalen legges ut på kommunens hjemmesider den påfølgende dag. Tekstdokumenter legges ikke ut sammen med journalen.

Revisjon 2 Dato: 21.04.2004
Revisjon 3 Dato: 16.07.2009

 (Tilbake til toppen av siden)