| Dok nr
|
Dokument
|
Behandlende instans
|
Dokument-type
|
U.off.§
|
| 1
|
Begrunnelse for innkjøp (vedtak / ref. fra utvalg / henvisning budsjettvedtak
|
Saksbehandler
|
Dok X
|
|
| 2
|
Anbudsdokument skrives i ESA Web og lagres i saksbehandlersystemet
|
Saksbehandler
|
Dok X
|
|
|
|
Servicetorg og sentralarkiv får beskjed om at anbud er lagt ut og frist for innlevering
|
Saksbehandler
|
|
|
| 3
|
Utlysning (Nasjonal kunngjøring på Doffin)
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
|
|
|
Anbud mottas, merkes med dato og klokkeslett
|
Servicetorg / arkiv/ saksbehandler
|
|
§23
|
| 4
|
Protokoll – anbudsåpning
(underskrevet protokoll til arkiv)
Innstilling / Evaluering
|
Saksbehandler
|
Dok X (Mal i ESA)
|
§23 til valg av leverandør er gjort
|
| 5
|
Anbudenes oversendelsesbrev (tilbudsbrev) (Journalføres etter anbudsfristens utløp og før innstilling lages.)
|
Sentralarkiv
|
Dok I
|
§ 13
|
| 6
|
Meddelelse av utfall av konkurranse (sendes alle anbydere)
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
|
| 7
|
Klagefrist: A: Eventuelle klager eller spørsmål fra tapende anbydere B: Svar til tapende anbydere
|
Sentralarkiv Saksbehandler
|
Dok I Dok U
|
|
| 8
|
Kontraktsforslag
|
Saksbehandler
|
Dok U
|
§ 13
|
| 9
|
Undertegnet kontrakt
|
Saksbehandler
|
Dok I
|
§ 13
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Anskaffelsessak avsluttes
|
|
|
|
Hele anskaffelsessaken skal dokumenteres skriftlig, inklusive møter og annen kommunikasjon med tilbydere. I en anskaffelse skal det også fortløpende føres en anskaffelsesprotokoll. Både anskaffelsesprotokollen, konkurransegrunnlaget, innkomne tilbuds- og anbudsdokumenter og skriftlig kommunikasjon mellom de som gjennomfører anskaffelsen og tilbyderne er saksdokumenter for organet. Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed føres i journal.
Se for øvrig: http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Journalfoering/Spesielle-dokumenttyper/Anskaffelsessaker
