Avgjørelse som gjelder ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ilegge offentlig tjenestemann ordensstraff eller tilstå ham pensjon (Forvaltningslovens § 2-2). Permisjonssøknader regnes ikke som enkeltvedtak.

Disiplinærsaker krever spesiell aktsomhet. Normalt arkiveres dette i lukket konvolutt eller i særskilt omslag, som deretter legges i personalmappen.
Dersom det ut i fra saksbehandlingen kreves at saken også legges i saksarkivet, skal den anonymiseres. Dersom det er fare for bevisforspillelse i en disiplinærsak, skal slike opplysninger oppbevares i særskilt fortrolig arkiv så lenge de er aktuelle. Deretter overføres de til personalarkivet.

3. Personalsaker utenfor personalmappen

Personalsaker som ikke har varig virkning på ansettelses- eller lønnsforhold skal arkiveres i saksarkiv ordnet etter arkivnøkkel.

Dette gjelder:

• Innstilling i ansettelsessaken (inneholder vurdering av andre personer), arkiveres i saksarkivet etter arkivnøkkel
• Korte permisjoner som ikke har konsekvenser for lønn eller ansiennitet arkiveres, de har tidsbegrenset interesse.
• Egenmeldinger, sykemeldinger og søknad/vedtak om fødselspermisjon arkiveres, dette har tidsbegrenset interesse

Korte permisjoner samt egenmeldinger/sykemeldinger som ikke gir refusjon (under 16 dager) oppbevares i 3 år.

Sykemelding og fødselspermisjoner som medfører refusjon fra trygdekontoret oppbevares i 10 år.

Når personopplysninger (permisjoner og egenmeldinger/sykemeldinger) ikke skal oppbevares lenger skal de makuleres .

4. Oppstilling av personalmapper (ordning)

Personalmappene i Sola kommune stilles opp alfabetisk etter navn.

5. Oppbevaring

Personalopplysninger skal oppbevares på en betryggende måte, jfr. forvaltningsloven § 13 c. Personalmappene skal oppbevares i Websak databasen med limitert tilgang. Dette gjelder også eldre bortsatte personalmapper.

Betjening av personalarkiver bør reserveres til personell som utelukkende arbeider med personalsaker, eller til arkivpersonale som arbeider på den avdeling som personalarkivet er underlagt.

6. Innsyn

Ansatte kan kreve å få innsyn i egen personalmappe (unntatt lovhjemlet unntak fra partsinnsyn), men kan ikke kreve orginalbilag utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansatte og har fullmakt fra denne. (Jfr. personopplysningsloven §18 og forvaltningsloven §18).

7. Diverse

• Det skal kun være 1 personalmappe på hver ansatt. Personalmapper skal følge den ansatte ved skifte av tjenestested i Sola kommune.
• I de tilfeller en arbeidstaker arbeider ved flere tjenestesteder samtidig skal personalmappen oppbevares på hovedarbeidsstedet, dvs der vedk. har størst stilling. De tjenestesteder som ikke oppbevarer personalmappen må da sørge for å at nødvendige dokumenter blir oversendt og lagret i mappen.
• Mapper på sluttet personale skilles ut og settes bort til fjernarkiv for senere overføring til byarkivet.

8. Lover som kommer til anvendelse i forbindelse med lagring og bruk av personopplysninger mm.

• Lov om arkiv (arkivloven)m/forskrifter
• Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)m/forskrifter
• Lov om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven)m/forskrifter
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker(forvaltningsloven)m/forskifter
• Lov om yrkesskadeforsikring (yrkesskadeforsikringsloven)m/forskrifter

Rutine for oppbevaring av lønns- og fraværsmateriell

• Tjenestestedet
• Lønnskontor
• Arkiveringsmåte ved tjenestested og lønnskontor

Tjenestestedet

• Lønnsjournaler som sendes fra lønnskontoret etter hver lønnskjøring er historiske og juridiske dokument og skal oppbevares for all fremtid. Når et tjenestested opphører skal lønnsjournalene avleveres til Bergen Byarkiv, i likhet med det øvrige bevaringsverdige arkivmaterialet fra tjenestestedet.
• Lønnsbilag oppbevares i 10 år (etter utløpet av regnskapsåret). Dette gjelder tjenestesteder som selv registrerer i lønnssystemet og der bilagene ikke sendes lønnskontoret.
• Kopi av lønnsbilag, hvor original er sendt lønnskontoret, bør oppbevares i 3 år.

Dette er nødvendig for at tjenestestedet blant-annet skal kunne besvare spørsmål fra arbeidstakere (Lønnskontoret vil oppbevare originalbilaget i 10 år.)

• Kontrollister fra eventuelle forsystemer som avleverer data til lønnssystemet (NLP)
• Kopi av egenmeldinger og sykepengeattest, hvor original er sendt lønnskontoret oppbevares i 3 år.
• Spesifiserte konteringslister oppbevares i 3 år.

Lønnskontor

Følgende oppbevares i 10 år (etter utløpet av regnskpsåret):

• Lønnsbilag
• Overføringsbilag til bank etc.
• Oppgjørslister fra trygdekontor
• Bankutskrift for mottatt refusjon fra trygdekontor
• Sykepengeattester (kopi)
• Inntekstoppgaver og kvitteringslister til trygdekontorene.
• Spesifiserte konteringslister og omkonteringsbilag.
• Kontrollister fra lønnssystemet. (ikke dagliste variabel lønn).
• Diverse underbilag som produseres ved lønnskontoret før overføring til regnskap

Følgende oppbevares evig:

• Lønns- og trekkoppgaver(årsoppgaver).

Elektronisk arkiv:

• Årlig uttak av lønnsammendrag og fravær som oppbevares for all fremtid.

Arkiveringsmåte ved tjenestested og lønnskontor

For at bilagene skal være sporbar må de arkiveres på følgende måte i Sola kommune:

• Bilag arkiveres i egne permer som er tydelig merket årstall og type bilag, eks. Fastlønn, Variabel lønnn, reiseregninger etc.
• Alle fastlønns- og variabellønnsbilag skal arkiveres etter følgende kriterier:·
• Adm.kode· Måned·Numerisk etter fødselsdato
• Fastlønnsbilag skal alltid arkiveres først i gjeldende periode
• Bilag for variabel lønn m/bunkesum skal arkiveres etter bunkens bilagsnummer
• Enkle variable bilag arkiveres etter fødselsdato
• Sykepengeattester skal arkiveres etter fødselsdato i egen permer